In quest’articolo raccoglierò alcuni consigli utili alle aziende e relativi reparti IT che si approcciano per la prima volta all’implementazione del gestionale SAP: sono semplici linee guida raccolte durante un’esperienza ventennale in questo campo che possono essere utili per restare nei costi, nei tempi ed avere un’installazione di successo.
Partiamo dal concetto che SAP è il software gestionale aziendale integrato per eccellenza, la Ferrari dei gestionali, come tale offre una moltitudine di moduli che coprono la maggior parte dei processi aziendali sia verticali che orizzontali, il software è pensato per essere configurato per qualsiasi esigenza secondo le buone pratiche di business.
La prima scelta da fare è il tipo di software SAP che andremo ad usare, dovremo capire in base alle dimensioni dell’azienda e al numero di utenti totali se orientarci su un prodotto come SAP Business One o SAP S4.
Il primo è consigliato per aziende sino a 100 utenti, naturalmente non offre tutte le funzionalità di S4 ma copre le necessità principali di una piccola media impresa, è estremamente configurabile e il costo degli sviluppi o dei pacchetti aggiuntivi è piu contenuto.
Il secondo è il discendente della famosa suite SAP ERP, una suite enterprise che ha una vastità di pacchetti per ogni tipo di settore e processo: l’uso è rivolto alle medie e grandi aziende fino alle multinazionali. Si tratta di un software impegnativo che per la sua complessità prevede dei costi più alti sia di sviluppo che di gestione.
S4 puo essere installato inizialmente nei pacchetti core e poi espanso a seconda delle necessità, al contempo Sap Business One comprende già nella sua installazione base la maggior parte delle funzionalità di una piccola o media impresa: queste sono valutazioni che dovrete fare in base alla vostra strategia aziendale ed al budget che prevedete facendovi mostrare una demo dei due prodotti ipotizzando una configurazione vicina ai vostri processi core.
Una volta scelto il tipo di prodotto dovrete effettuare una mappatura dettagliata dei vostri processi aziendali per capire come configurare il prodotto e come strutturare al meglio i vostri processi e poi dovrete identificare i gap, cioè le parti che non sono previste nella soluzione e capire come implementarle.
Vi consiglio di coprire sempre i processi nevralgici della vostra attività – il cosiddetto core business – adattando accuratamente la configurazione, la forza di SAP è il codice e la sua stabilità che incorpora già le “best practices” di processo quindi analizzate le infinite possibilità di configurazione prima di cambiare un processo e mettere mano al codice: fatevi mostrare i benefici e cercate di capirne il funzionamento, il perchè le best practices di settore seguono una certa logica, se nel codice SAP il processo informatico è gestito in un certo modo probabilmente quello è il modo migliore di gestirlo a parte casi eccezionali.
Il cambiamento non è mai semplice da affrontare, specie in progetti dove si è passati a SAP da gestionali custom precedenti: gli utenti preferiscono il loro modo di lavorare consolidato negli anni, sono generalmente avversi a cambiamenti nelle modalità operative perchè risultano ostiche finchè non se ne è capito bene il funzionamento. Cercate di fare entrare gli utenti fino in fondo alle logiche applicative, agli oggetti ed ai processi SAP cosi che per loro sia chiaro sia il flusso funzionale che l’integrazione: fate capire bene la parte di ingegneria gestionale che è incorporata al suo interno cosi che queste venga capita e abbracciata da tutti, gli utenti sono la parte piu importante del processo informatico aziendale!
La migliore strategia con SAP dal lato prettamente IT è quindi un giusto bilanciamento fra sviluppo e configurazione, mantenere quanto piu possibile la soluzione vicino allo standard, lavorare con la configurazione vi permetterà di avere dei costi bassi sia nell’implementazione che nel passaggio alle nuove release, vi garantirà un ottimo funzionamento su milioni di righe di codice testati da anni, insomma vi permetterà di concentrarvi dal lato IT sul vostro business e non sull’analisi, sviluppo ed ottimizzazione del software custom.
Sviluppate solamente la piccola percentuale di processi e funzioni che non sono coperte dalla soluzione, ricordatevi che un reparto IT non è una software house quindi valutate se già esistono add-on gia pronti che soddisfano i vostri requisiti, cercate di usare le Business API standard e di integrare gli sviluppi nella logica applicativa con il resto dei processi.
Passare a SAP significa abbracciare questa filosofia, ogni nuova release inglobera i miglioramenti di ingegneria gestionale del vostro business senza che dobbiate voi implementarli.
Buon SAP a tutti 😉
